第3回モニタリング終わる
2003年1月
草野 孝久
3ヶ月毎に行っている事業進捗モニタリングの第3回目を終了し、Progress Report (進捗報告書)No.3を作成し、2月7日プログラム運営委員長に提出しました。またこの内容要約は、運営委員長と私の談話という形で2つの新聞記事で紹介されました。


このプログラムは4つのコンポーネント各々がプロジェクト・デザイン・マトリックス(PDM)と5年分の実施計画(Plan of Operation)、年間計画 (Annual Plan of Operation)、そして全体を統合し上位の目標達成のためのProgDMを持っています。


各年間計画はモニタリング・チャートとして整理され、期待される成果をあげるための課題ごとに、左半分には、どんな成果を期待したどんな活動を誰が行うか、そして真ん中には予定や実施時期を記入する12ヶ月のバー、右側には、実施した内容、成果、問題点などのセルがあります。これを3ヶ月ごとにモニターし記入していきます。半年に一遍ずつ運営委員会を開き、その場でもモニタリングします。


この方式に落ち着くまでは、第1回目には計画とレビューシートを別々で行い、2回目に1枚のシートに合体するという経緯を経ました。今回は記入事項について各コンポ間の認識のばらつきを統一するという段取りでほぼ落ち着いてきました。


12月28日にコンポ長会議で方法と日程の確認を行い各コンポの主務機関、作業委員会のモニタリングの後、シートと主要事項を書き出したレポートがプログラムの事務局に提出されます。事務局はこれらを確認しながらプログラム全体のモニタリングと報告書のとりまとめを行います。再度コンポ長会議を開き、報告書の内容を確認し記載様式の統一を調整し、各コンポが最後の調整をした後、事務局に最終原稿を提出。


レポートの文章部分は毎回積み上げ方式で書き足していくので、第3号は89頁になりました。委員会メンバーや実施機関の担当職員、その他の関係者、日本側に送付する分などを含め100部を簡易製本できたのが2月7日の午後。1ヶ月以上にまたがる作業です。


こうしたモニタリングは時間を取られて無駄だという人がいますが、国際協力に限らず事業というものは、常に自分だけでなく関係者を含めて計画と進捗そして成果を定期的に確認しないと、どこへ向かって何を成し遂げつつあるのか、なにが解決すべき問題なのかが分からなくなってしまうものだと思います。特にプログラム型ですと、実施機関も活動も多岐に渡りますので、ともすれば連携や統合の意識は薄れ、自分のところだけしっかりやっていれば良いという風になりがちです。


4つのコンポの計画全てを承知し多くの会議や活動に曲がりなりにも参加しているのは時間とともに私一人だけになっていきます。こういう方式で全体の計画と進捗そして課題をより多くの人に共有して貰い、紙にして残して行って貰わないと、何を達成したのかを明らかにできませんし、統合による成果や効率性というのは確認できません。


第3回目は全コンポともに日本人専門家がほとんど手助けをしなくても、カウンターパート達がモニタリング・シートを埋め、報告書の原案を作成できるようになりました。また、頻繁に各コンポの長・副長の連絡会議を開くようになり、各コンポ長が他のコンポの進捗と計画を以前より良く理解し、重複の合理化や連携について意見を言い合えるようになりました。モニタリングが進むにつれ、自らが参加型で作成したPDMやPOの重複や不合理、4コンポ間の重複と連携の不明確さ、現実的でない計画などに気付くようにもなってきました。


ただし、まだ参加型のモニタリングにはなってはいません。各コンポ主務機関の数人の職員で作成したものを作業委員会に提出し質疑応答するのみで、進捗管理という目的は果たせますが委員会関係者が効果や効率をしっかり確認するまでには至ってはいません。この3月には一年間の進捗と成果を評価するとともに参加型モニタリングを学ぶワークショップを計画しています。

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